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Comment le numérique peut simplifier l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI ?

Lors de l’attribution de plans LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

Plan LTI benefices solution Voxaly

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

 

information fiabilisee et sécurisée

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

 

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs temps réels facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

 

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

 

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

  • Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

  • Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

  • Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

  • Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

  • Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

  • Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

  • Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

  • Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

  • Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

  • Permette une saisie plus rapide des instructions :

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

  • Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

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