Comment le numérique peut simplifier l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI ?

Lors de l’attribution de plans LTI (Long Term Incentive), la mise en place d’une solution digitale d’acceptance process apporte de nombreux bénéfices, tant pour les équipes Compensation & Benefit, que pour les salariés bénéficiaires, les managers locaux, les RH et les teneurs de compte.

Plan LTI benefices solution Voxaly

5 raisons de digitaliser un processus d’incentive long terme

Un gain de temps et financier tangible : Les gestionnaires se concentrent uniquement sur les activités à forte plus-value.

 

information fiabilisee et sécurisée

Des informations fiabilisées : La mise en place d’une solution dématérialisée permet d’éviter les erreurs d’interprétation, les risques de perte ou de de destruction de documents. La collecte d’informations est simplifiée.

 

Un reporting optimal : Les gestionnaires disposent d’indicateurs temps réels facilitant la prise de décision, ils bénéficient ainsi d’une plus grande maîtrise de l’opération.

 

Une image de modernité : La solution mise en œuvre est personnalisée à votre charte graphique (logo, couleurs…). La digitalisation véhicule une image de modernité auprès des salariés.

 

Un dispositif plus écologique : La dématérialisation des échanges permet de réaliser des économies sur l’envoi de courriers papiers par voie postale. Fini les échanges intempestifs de courriers à travers la planète !

Comment fiabiliser la gestion de vos plans LTI et ainsi faciliter la prise de décision ?

En liaison avec les teneurs de comptes, conseillers fiscaux et juridiques, Voxaly met en place une solution digitale accessible, évolutive et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI (Long-Term Incentive).

Cas d’usage et bénéfices pour les équipes Compensation & Benefit

  • Simplifier les tâches préparatoires à l’opération :

Celles-ci consistent essentiellement en la validation du site internet, la fourniture des modèles de documents de référence (courrier d’attribution, règlement du plan, prospectus…), ainsi que la fourniture du fichier initial des bénéficiaires. Tout le reste est pris en charge notre Chef de Projet.

  • Imprimer localement les courriers d’attribution pour les salariés :

Les courriers d’attribution personnalisés sont mis à disposition des différents correspondants locaux (Managers / RH) sur le site internet dédié à l’opération, au format dématérialisé et sur leur périmètre respectif. Ces courriers peuvent ainsi être imprimés en ligne par ces correspondants, puis remis en main propres aux salariés, avec une traçabilité totale pour l’équipe centrale Compensation & Benefit. Il n’est donc plus nécessaire de centraliser les tâches de production éditique et d’envoi des documents au niveau du siège, ce qui limite les risques de non-acheminement et génère, en outre, des économies d’affranchissement.

  • Faciliter la collecte des informations concernant les salariés et mettre à jour la base Gestionnaire / Teneur de compte :

Les salariés peuvent mettre à jour leurs informations personnelles, voire saisir de nouvelles informations, directement sur le site. Ces informations actualisées sont disponibles en un clic pour les gestionnaires, sans aucun risque d’erreurs ou d’interprétation lors du traitement. Elles peuvent être transmises au Gestionnaire / Teneur de compte pour mise à jour de leur base.

  • Automatiser le traitement des réponses aux bénéficiaires :

Le système enregistre les réponses des salariés au fil de l’eau, dans le cadre d’un « parcours utilisateur » intégralement balisé. Pour les gestionnaires, il n’y a donc plus de tâches manuelles de collecte et de traitement des réponses et, là encore, plus d’erreurs possibles.

  • Faciliter la prise de décision grâce à des reportings temps réel :

La liste actualisée des salariés ayant répondu ou n’ayant pas répondu est disponible en un clic, ce qui permet de réaliser des campagnes de relances ciblées, et ce, à tout moment de la campagne. En outre, des indicateurs temps réels sont mis à disposition des gestionnaires sur leur périmètre respectif (niveau siège / niveau local), ce qui permet éventuellement d’envisager des actions de relance décentralisées. Enfin, le suivi actualisé du taux de participation permet de maîtriser le timing des relances.

  • Obtenir des résultats exhaustifs sans retraitement:

A l’issue de la campagne, le fichier définitif des résultats (intégrant les informations actualisées des bénéficiaires) est disponible en un clic. Toutes les informations peuvent être adressés en l’état au Gestionnaire / Teneur de Compte.

  • Disposer de preuves numériques opposables :

L’ensemble des preuves techniques au format numérique sont fournies à l’équipe Compensation & Benefit, elles peuvent être stockées dans un coffre-fort électronique. Dans l’hypothèse d’une contestation, elles sont opposables aux salariés, la signature électronique mise en œuvre en garantit l’authenticité.

Cas d’usage et bénéfices pour les salariés

  • Bénéficier d’une authentification sécurisée :

Selon le contexte de l’opération, différentes solutions d’authentification peuvent être envisagées. La solution mise en place offre un haut niveau de sécurité lors de l’authentification du salarié.

  • Disposer de consignes plus claires :

Même si l’équipe Compensation & Benefit décide de rédiger les documents du plan en français ou en anglais uniquement, les textes du site peuvent être traduits dans de nombreuses langues. Le salarié choisit sa langue en cliquant sur le drapeau de son choix, il accède à des consignes intelligibles, facilitant ainsi la compréhension des modalités pratiques.

  • Permette une saisie plus rapide des instructions :

Toutes les interventions des salariés se font en ligne, sur le site dédié à l’opération, plus besoin de remplir un document papier… Plus besoin de poster celui-ci non plus. Les risques d’erreurs sont inexistants, d’autant plus que des contrôles permettent de guider le salarié dans un parcours pré-défini.

  • Posséder la preuve de sa saisie :

Une fois son intervention finalisée, le salarié peut télécharger et imprimer un accusé de réception qui résume ses instructions. Celui-ci qui comporte une signature électronique permettant d’en garantir l’authenticité. Il dispose de la garantie que sa réponse est bien prise en compte… Plus aucun risque que celle-ci s’égare dans la nature.

Plus d’informations sur nos solutions actionnariat salarié

En savoir plus sur notre solution de gestion d’attribution de plan LTI / PAGA

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Nokia

Prestation réalisée :

Mise en place d’une solution digitale de signature électronique de contrats permettant aux salariés détenteurs d’actions de performance et de stock-options  de participer à l’Offre Publique d’Echange initiée par la Société NOKIA.

Solution mise en place :

  • Envoi d’une communication par email ou par courrier
  • Mise en place d’un site permettant la signature électronique de contrats dynamiques générés en ligne
  • Suivi de la participation grâce à des indicateurs temps réels
  • Restitution de preuves aux signatures
  • Relance des bénéficiaires n’ayant pas répondu
  • Stockage des preuves et documents signés dans un coffre-fort électronique

Caractéristique de l’opération

+ de 3 000 salariés bénéficiaires

+ de 100 pays

2 dispositifs proposés

 

Droits Préférentiels de Souscription (DPS)

Lorsqu’une société procède à une augmentation de capital, l’émission de nouvelles actions entraine une dilution des droits de vote et du montant des dividendes des actionnaires déjà présents. Afin de compenser cet effet dilutif, la loi prévoit un dispositif qui leur permet de souscrire des actions nouvelles à titre préférentiel : le Droit Préférentiel de Souscription (DPS).

Calcul du nombre de Droits Préférentiels de Souscription (DPS) attribués

Les actionnaires reçoivent un certain nombre de DPS, calculé en fonction de leur nombre d’actions et de l’augmentation de capital réalisée par l’entreprise.

Ce nombre de droits est également appelé « parité ».

Les droits préférentiels de souscription en pratique :

Une entreprise est constituée de 1 000 000 actions et souhaite faire une augmentation à hauteur de 100 000 actions.

Ainsi, pour 10 actions anciennes, elle émet une action nouvelle.

Les actionnaires ont donc le droit de souscrire à une nouvelle action pour 10 actions anciennes qu’ils possèdent.

Prenons 3 actionnaires :

  • L’actionnaire A possède aujourd’hui 50 actions
  • L’actionnaire B en possède 30
  • L’actionnaire C en possède 10

Ils auront le droit de souscrire respectivement à 5, 3 et 1 action nouvelle. Ils auront ainsi un capital de 55, 33 et 11 actions.

Différentes utilisations des DPS par les actionnaires

Les actionnaires peuvent utiliser leurs Droits Préférentiels de Souscription (DPS) de plusieurs manières :

  • Souscrire à un certain nombre d’actions, comme vu ci-dessus
  • Vendre la totalité de leurs droits s’ils ne veulent pas souscrire aux actions nouvelles
  • Ou vendre une partie de leurs droits

Si leur nombre de droits n’est pas assez élevé pour souscrire à des actions nouvelles, les actionnaires actuels peuvent aussi acheter des DPS pour atteindre un nombre de droits suffisants.

Si l’actionnaire n’exerce pas ses Droits Préférentiels de Souscription (DPS) pour souscrire aux actions nouvelles ou ne les cède pas, dans les délais indiqués de l’opération, ceux-ci sont perdus et n’ont plus aucune valeur.

Calcul de la valeur des DPS

La valeur des Droits Préférentiels de Souscription (DPS) dépend de la valeur théorique de l’action avant augmentation de capital. La formule de calcul est la suivante :

V = Valeur de l’action avant l’augmentation de capital

V’ = Valeur d’émission d’une action nouvelle

N = Nombre d’actions anciennes

N’ = Nombre d’actions nouvelles


En pratique :

Les 1 000 000 actions de l’entreprise citée dans l’exemple ci-dessus valent chacune 30€. Cette entreprise qui procède à une augmentation de capital à hauteur de 100 000 actions nouvelles, établit le prix de l’action nouvelle à 19€.

Nous avons donc les valeurs suivantes :

V = 30€

V’ = 19€

N = 1 000 000

N’ = 100 000

Remarque : pour 10 actions anciennes, l’entreprise émet une action nouvelle. On peut donc simplifier le calcul en indiquant N = 10 et N’ = 1.

La valeur du Droit de Souscription dans cet exemple est donc de 1€.

Souscrire à titre réductible ou irréductible

L’actionnaire a la possibilité de souscrire :

  • A titre irréductible : l’actionnaire a la possibilité de souscrire à un certain nombre d’actions nouvelles allouées. Le montant de sa souscription ne peut pas être réduit, les droits sont acquis
  • A titre réductible : les actionnaires ont la possibilité, dans certains cas, de souscrire à un nombre d’actions nouvelles supérieur à leurs droits, et pourront ainsi obtenir des actions issues de droits non exercés.
    Toutefois, ces souscriptions pourront être réduites, en fonction des demandes globales exprimées par les autres actionnaires. L’entreprise définit, en amont de l’opération, le plafond global de souscription et réduit de manière équitable l’ensemble des souscriptions à titre réductible, afin que le montant total souscrit ne dépasse pas le plafond retenu

 

Epargne salariale (FCPE)

Vous souhaitez organiser les élections des conseils de surveillance des fonds communs de placement de votre entreprise (FCPE), sur un périmètre national, voire international ?

Épargne salariale

Depuis plus 10 ans, Voxaly accompagne les principaux groupes français dans l’organisation de ces opérations emblématiques, en mettant en œuvre des solutions innovantes et sécurisées.

Qu’est-ce qu’un conseil de surveillance ?

Le conseil de surveillance est l’organe de gouvernance du FCPE.

Celui-ci est chargé de contrôler la bonne gestion du fonds et de prendre les décisions majeures.

Le conseil de surveillance se réunit au moins une fois par an pour examiner la gestion financière et les comptes annuels du fonds. Il est seul compétent pour décider des opérations de fusion, scission ou liquidation du FCPE.

Il adopte un rapport annuel.

Comment est composé un Conseil de Surveillance ?

Il est composé pour moitié au moins de représentants des salariés porteurs de parts et de représentants de l’entreprise. Son président est obligatoirement choisi parmi les salariés représentant les porteurs de parts. Les représentants des porteurs de parts doivent être eux-mêmes détenteurs de parts de FCPE.

Désormais, la loi Pacte précise qu’ils doivent être systématiquement élus par l’ensemble des porteurs de parts. Ils ne peuvent en effet plus être désignés par les Instances Représentatives du Personnel (IRP).

Comment se déroule l’élection ?

Quels sont les textes qui encadrent l’organisation d’une élection des Conseils de Surveillance du FCPE ?

Le règlement électoral définit les principales modalités d’organisation du scrutin.

Celui-ci doit être établi conformément :

  • Aux articles L 214-164 et L 214-165 du Code Monétaire et Financier
  • Au règlement du Plan d’Epargne Entreprise ou Groupe
  • Au règlement du fonds

Les élections se tiennent sur un tour uniquement.

Quels sont les différents types de scrutin possibles ?

Il peut y avoir plusieurs collèges selon que le fonds comporte ou non plusieurs compartiments.

Le scrutin peut être un scrutin plurinominal ou de listes.

Dans le cas d’un scrutin plurinominal, il peut être prévu qu’un certain nombre de sièges soient réservés (par pays par exemple).

Dans tous les cas, la loi Pacte précise qu’il doit y avoir une notion de poids de vote : chaque porteur de parts dispose d’un nombre de voix proportionnel à son nombre de parts.

Modalités de vote

Après prise de connaissance de votre contexte et de votre règlement électoral, Voxaly conçoit et met en place une solution personnalisée, qu’elle soit partiellement ou totalement dématérialisée : vote par internet ou vote mixte (papier et internet), voire vote par correspondance exclusivement.

Introduction en bourse (IPO)

Vous envisagez d’introduire votre société en bourse ?

Un management package a par ailleurs été mis en place par le passé ?

Les pactes conclus lors de l’investissement d’un fonds d’investissement et des managers prévoient généralement un mécanisme de débouclage intégral du management package lors d’une IPO.

Voxaly propose une solution personnalisée pour faciliter vos opérations de débouclage de management package dans ce contexte spécifique.

Une solution digitale adaptée, accessible et évolutive

La solution mise en œuvre fiabilise la gestion de votre opération et génère un gain de temps pour les équipes Compensation & Benefits.

La solution mise en œuvre comprend :

  • Une application agile multilingue intégralement adaptée à vos spécificités, mise à disposition des bénéficiaires et des gestionnaires projet
  • La formation, l’accompagnement et l’assistance aux utilisateurs par un chef de projet dédié tout au long de l’opération

Couverture fonctionnelle et métier

Accessible depuis une simple connexion internet, l’application est mise à disposition des bénéficiaires et des gestionnaires de l’équipe projet, tout au long de l’opération :

Fonctionnalités dédiées aux gestionnaires :

Consultation et modification des paramètres de l’opération :

  • Le pourcentage minimum et maximum de cession des actions
  • Les fourchettes de prix indicatives d’introduction de l’action
  • Les taux d’échange et les fractions, provisoires ou définitifs
  • Le prix définitif d’introduction en bourse


Suivi de la participation en temps réel


Suivi actualisé des instructions détaillées de vente (quantités / montant) provisoires et définitives


Reporting complet sous Excel : global, par conservateur et par banque

  • Quantité définitive d’actions acquises
  • Quantité définitive d’actions vendues
  • Fractions espèces à régler

Fonctionnalités dédiées aux bénéficiaires :

Activation de son compte personnel et authentification


Réassort du mot de passe en cas de perte


Saisie de ses instructions de vente

  • Questionnaire MIFID
  • Saisie de son instruction
  • Récapitulatif et confirmation de son instruction
  • Accusé de réception téléchargeable et imprimable
  • Email de confirmation d’enregistrement de son instruction


Consultation et impression de son formulaire instruction tout au long de l’opération


Consultation de documents de référence


FAQ

Fusion-acquisition (OPA/OPE)

Opérations de fusion-acquisition

Des changements plus ou moins importants peuvent impacter la vie d’une entreprise. Le rachat et la fusion font partie des événements clés exceptionnels. Les offres publiques d’achat (OPA) et les offres publiques d’échange (OPE) lancées dans le cadre d’opérations de fusion-acquisition nécessitent la mise en place de dispositifs « sur mesure » à destination des actionnaires.

Signature de contrats dans le cadre d’OPA / OPE

Dans le contexte d’une fusion/acquisition avec offre publique d’achat (OPA) ou offre publique d’échange (OPE), l’initiateur acquière le capital d’une entreprise en proposant aux actionnaires de racheter leurs titres.

Lorsque l’initiateur récupère plus de 95% du capital de l’entreprise rachetée, il peut alors faire une cession forcée, appelée aussi « squeeze out ».  Ce mécanisme lui permet de récupérer les actions restantes de manière forcée, à des tarifs généralement préférentiels pour les actionnaires restants.

En cas de retrait de la côte, il est nécessaire de proposer des dispositifs spécifiques aux salariés ou anciens salariés, bénéficiaires d’actions de performance ou de stock-options qui, pour des raisons réglementaires ou parce-que ces titres sont encore en cours d’acquisition, n’ont pas pu participer à l’offre. Une solution doit également être proposée aux salariés détenteurs de stock-options « sous l’eau ».

Ces dispositifs (contrats de liquidité, contrats d’accélérations de droits…) permettent de définir le sort de ces actions dans un scénario de retrait de la côte.

Une solution digitale adaptée, accessible et évolutive

Dans ce cas spécifique, en liaison avec le conseiller juridique de l’entreprise, Voxaly met en œuvre une solution digitale sur-mesure qui facilite la prise de connaissance et la signature des contrats proposés.

  • Disponible en plusieurs langues et simple d’utilisation, la solution mise en place par Voxaly
  • Favorise la participation des bénéficiaires
  • Fiabilise le processus d’acceptation des dispositifs des bénéficiaires répartis à travers le monde
  • Permet le suivi en temps réel des indicateurs et le lancement de relances ciblées

Couverture fonctionnelle et métier

Fonctionnalités dédiées aux bénéficiaires et aux gestionnaires

Afin de vous permettre de gérer au mieux ces dispositifs spécifiques, Voxaly conçoit et développe des fonctionnalités à la fois pour les bénéficiaires et les gestionnaires associés au projet :

  • Une authentification forte et sécurisée des bénéficiaires
  • Une garantie de validité de la signature électronique
  • Une signature mono / multi contrats (choix alternatifs ou non) grâce à un mapping précis des populations bénéficiaires
  • Une génération de contrats dynamiques en ligne avec ajout de données variables des bénéficiaires,
  • Une solution multilingue hautement disponible pouvant intégrer les spécificités juridiques d’un pays
  • Une restitution de preuves aux signataires : accusé de réception et contrat signé téléchargeables (au format PDF)
  • Une consultation possible de documents annexes en ligne (bibliothèque documentaire)
  • Un suivi au fil de l’eau de la participation en temps réel (pour les gestionnaires)
  • Un reporting en continu : accès au fichier des souscripteurs actualisé (pour les gestionnaires)
  • Une possibilité de relances sélectives des bénéficiaires n’ayant pas répondu
  • Une conservation possible des accusés de réception et contrats signés dans un coffre-fort électronique avec codes d’accès remis aux gestionnaires

Un accompagnement sur tout le cycle du projet :

Voxaly vous accompagne tout au long de la mise en œuvre de vos dispositifs dans un contexte de fusion/acquisition, de la phase de recueil et analyse de vos besoins, jusqu’à la restitution des résultats et livrables et au bilan. Pour en savoir plus sur notre expertise métier et notre méthodologie de gestion de projet Actionnariat.

Retraite supplémentaire

La retraite supplémentaire est une forme de retraite que les retraités peuvent recevoir en plus des régimes obligatoires (base et complémentaire). Elle peut être individuelle ou collective (dans le cadre d’une entreprise). Pour l’entreprise, c’est un moyen de fidéliser et de motiver ses salariés. C’est également un avantage fiscal puisque les sommes versées auprès de la caisse de retraite supplémentaire sont déductibles de son résultat imposable.

Dispositifs d’avantages sociaux

Un exemple de retraite supplémentaire d’entreprise est le contrat retraite « article 83 ». C’est un contrat d’assurance vie collectif de retraite par capitalisation en vertu de l’article 83 du Code général des impôts.

Une solution digitale adaptée, accessible et évolutive

Voxaly met en œuvre une solution digitale qui facilite la gestion des cotisations retraite en apportant davantage de traçabilité.

  • Elle contribue ainsi à valoriser les dispositifs que vous mettez en œuvre au bénéfice du salarié et lui permet de disposer de davantage de visibilité sur ses avantages
  • Enfin, elle favorise le respect des procédures et évite ainsi le paiement d’éventuelles pénalités pour l’entreprise et les salariés

Couverture fonctionnelle et métier

Afin de vous simplifier la gestion des avantages sociaux liés à la retraite supplémentaire, Voxaly propose plusieurs fonctionnalités dédiées à la fois aux bénéficiaires et gestionnaires.

Fonctionnalités dédiées aux bénéficiaires

Être mieux informé via un espace personnel individuel :

  • Mise à disposition des règlements et notices pour les bénéficiaires
  • Historique des règlements pour les bénéficiaires
  • Possibilité pour les bénéficiaires de transmettre des documents
  • Consultation de l’historique de sélection de support par les bénéficiaires

 

Accepter les modifications des règlements :

  • A chaque nouvelle mise à jour de règlement, les bénéficiaires doivent prendre connaissance du nouveau règlement via une campagne d’acceptation

 

Gérer de façon efficace le processus de sélection des supports :

  • Les bénéficiaires peuvent allouer l’intégralité de leur cotisation sur un ou plusieurs supports
  • Les bénéficiaires peuvent consulter la répartition par support une fois le processus de validation terminé

Un espace gestionnaire met à la disposition des managers plusieurs fonctionnalités spécifiques

  • Lancer une campagne d’acceptation automatique pour un nouveau bénéficiaire
  • Suivre le taux de participation des campagnes d’acceptation et de sélection de support
  • Accéder à la fiche d’identité des bénéficiaires : données personnelles – affectation des cotisations par support

Un accompagnement sur tout le cycle du projet :

Voxaly vous accompagne tout au long de la mise en œuvre de vos dispositifs d’avantages sociaux, de la phase de recueil et analyse de vos besoins, jusqu’à la restitution des résultats et livrables et au bilan. Pour en savoir plus sur notre expertise métier et notre méthodologie de gestion de projet Actionnariat.

Augmentation de capital

Votre société envisage prochainement de réaliser une augmentation de capital, réservée ou non à vos salariés, en France et/ou à l’international ?

La décision d’augmenter le capital de la société se fait lors d’assemblée générale extraordinaire et cette instance de la société est la seule à pouvoir en décider. Cette décision se prend suite à un rapport du conseil d’administration ou du directoire de l’entreprise, dans lequel tous les motifs de l’augmentation de capital sont indiqués.

Les montants récoltés suite à une augmentation de capital servent généralement à stabiliser et renforcer la structure financière du groupe. Ils peuvent être affectés au besoin en fond de roulement, indispensable pour assurer l’activité de la société, à la trésorerie ou servir à rembourser des créances. Lors de cette opération, le capital est dilué, ce qui peut pénaliser les actionnaires actuels de l’entreprise. Ainsi, ces derniers bénéficient de droit de souscription préférentiel.

Enfin, cette opération peut être l’occasion de renforcer la motivation et la fidélité des salariés lorsque l’augmentation de capital leur est réservée.

Augmentation de capital : une solution digitale adaptée, accessible et évolutive

Voxaly met en œuvre des solutions de collecte sur-mesure, partiellement ou totalement dématérialisées, qui permettent d’optimiser la participation et facilitent l’intervention de l’équipe projet et des correspondants locaux.

  • Les différents intervenants disposent d’un suivi de l’encours souscrit grâce à des tableaux de bord en temps réel et peuvent choisir le bon timing pour lancer des campagnes de relance
  • Ils disposent en outre d’une vision consolidée en cas de souscription papier
  • Enfin, lorsque cette modalité est prévue, nos solutions intègrent l’envoi de kits papier ainsi que la gestion des retours. Nous prenons en charge la conception, l’impression, la mise sous plis et le traitement des documents

Couverture fonctionnelle et métier

Voxaly propose une application web centralisée et hautement disponible (accessible 7j/7 et 24h/24). Celle-ci permet à la fois aux éligibles de souscrire et aux gestionnaires de suivre en ligne les indicateurs de l’opération et de piloter certains paramètres de l’opération.

En amont de la période de la collecte

Voxaly intègre sur la plateforme les offres de souscription nécessaires à l’opération, à savoir :

  • Les modalités de souscription (versement volontaire, arbitrage total ou partiel, règle d’abondement, DPS…)
  • Les modalités de paiement (prélèvement bancaire, virement bancaire, chèque, cash, prélèvement, avance sur salaire…)
  • La règle de réduction
  • Le(s) prix d’action décoté(s)
  • Les pays, les devises et les taux de change
  • Les acteurs devant interagir avec la plateforme (souscripteurs potentiels, équipe projet, teneur de compte, assistance téléphonique, opérateur de traitement de flux papier en cas de souscription par papier…)

Fonctionnalités en accès souscripteur :

  • Authentification sécurisée en ligne avec génération dématérialisée des codes d’accès (permettant d’éviter l’envoi de courriers si nécessaire) ou mise place d’un lien SSO depuis votre Intranet
  • Validation et collecte d’informations administratives, coordonnées bancaires…
  • Souscription en ligne et rétractation éventuelle
  • Consultation de sa souscription après réduction
  • Consultation de l’aide en ligne (Foire Aux Questions, Documents en ligne)
  • Contact par email de la société

Fonctionnalités en accès gestionnaire :

  • Authentification sécurisée en ligne
  • Consultation ou gestion d’informations d’éligibles
  • Saisie de souscription unitaire pour le compte de souscripteurs
  • Chargement en masse de souscriptions et génération éventuelle des accusés de réception
  • Export de données : souscriptions, éligibles, appels de fond, prélèvements bancaires, comptables…
  • Consultation de reporting personnalisés : taux de participation, souscriptions par entité, pays ou zone géographique selon les moyens de paiement…
  • Consultation de l’aide en ligne (Foire Aux Questions, Documents en ligne)
  • Gestion de documents en ligne

Les habilitations varient en fonction du profil utilisateur.

Autres prestations connexes

En complément du site de souscription, Voxaly peut vous proposer différents services associés :

  • Conception, édition, mise sous pli et envoi des courriers de souscription ou de communication
  • Mise à disposition d’une assistance téléphonique aux éligibles ou aux gestionnaires
  • Transmission du flux « Prélèvements bancaires » au teneur de compte
  • Transmission des appels de fond
  • Relance par email des souscripteurs

Un accompagnement sur tout le cycle du projet :

Voxaly vous accompagne tout au long de la mise en œuvre de vos projets de collecte de souscription dans le cadre d’une augmentation de capital, de la phase de recueil et analyse de vos besoins, jusqu’à la restitution des résultats et livrables et au bilan. Pour en savoir plus sur notre expertise métier et notre méthodologie de gestion de projet Actionnariat.

 

Attribution de plans (LTI/PAGA)

Vous mettez en place des plans de rémunération variable différée pour quelques centaines à plusieurs milliers de salariés, en France ou à l’international ?

La mise en place de ce dispositif, généralement ciblé sur un nombre limité de salariés, permet de répondre à différents objectifs :

  • Associer les salariés à la réussite de l’entreprise
  • Fidéliser les dirigeants et les cadres
  • Octroyer aux bénéficiaires désignés une rémunération différée à un coût fiscal et social plus favorable
  • Aligner les intérêts des dirigeants sur les intérêts des actionnaires…

La mise en place d’un plan d’actionnariat salarié requiert une décision préalable de l’assemblée générale. Il appartient ensuite au conseil d’administration ou au directoire d’assurer la mise en oeuvre du plan.

Une solution digitale adaptée, accessible et évolutive

Voxaly a conçu une solution souple et intégralement personnalisable pour gérer l’ensemble du processus d’attribution de plans LTI (Long-Term Incentive) et PAGA (Plan d’Attribution Gratuite d’Actions), quel que soient les supports (stock-option, action de performance, action gratuite, bonus différés…).

La solution mise en œuvre génère un gain de temps pour les équipes Compensation & Benefits, fiabilise la gestion de vos plans et facilite la prise de décision.

La solution mise en place par Voxaly comprend :

  • Une application agile multilingue adaptée à votre contexte, mise à disposition des salariés et des gestionnaires centraux / locaux (différents niveaux d’habilitation selon leurs prérogatives)
  • La formation, l’accompagnement et l’assistance aux utilisateurs tout au long de l’opération
  • Si souhaité, la reprise de la base historique des bénéficiaires avec leurs attributions

Couverture fonctionnelle et métier

L’application couvre l’ensemble des phases d’attribution de plans LTI / PAGA et est structurée en plusieurs modules.

Phases d’attribution de plans LTI / PAGA couvertes par l’application :

  • Répartition des enveloppes au sein du groupe
  • Saisie et validation des attributions avec contrôles
  • Production des courriers d’attribution, papier ou dématérialisés
  • Acceptance process
  • Suivi des plans en cash
  • Production des courriers dématérialisés de performance ou de règlement

Modules et fonctionnalités dédiés aux gestionnaires :

Gestion de la population bénéficiaire :

  • Création / mise à jour / mutation / sortie des bénéficiaires
  • Gestion des informations bénéficiaires : informations entreprise / personnelles / historique d’attribution

 

Gestion des enveloppes et attributions

  • Répartition et validation des enveloppes sur les différents niveaux de l’organisation
  • Saisie unitaire ou import en masse des attributions
  • Validation des attributions avec prise en compte des différents profils bénéficiaires
  • Contrôle de cohérence, respect des plafonds et des règles d’attribution
  • Reporting global et détaillé

 

Acceptance process :

  • Mise à disposition des courriers d’attributions personnalisés dématérialisés par périmètre pour remise en main propre par le manager local
  • Mise à jour des informations bénéficiaires
  • Suivi du taux de participation en temps réel
  • Export actualisé des décisions bénéficiaires
  • Relance ciblée des bénéficiaires

 

Suivi des plans en cash :

  • Suivi du calendrier des plans
  • Suivi de la population bénéficiaire et de l’historique d’attribution
  • Gestion des mutations et des sorties bénéficiaires
  • Mise à disposition des courriers dématérialisés de valorisation
  • Mise à disposition des courriers dématérialisés de clôture

Modules et fonctionnalités dédiés aux salariés :

Acceptance process :

  • Envoi des courriers d’attribution papier incluant codes de connexion ou génération dématérialisée des codes de connexion (sans envoi préalable de courrier)
  • Authentification forte des bénéficiaires
  • Collecte / validation d’informations personnelles
  • Consultation des documents de référence du plan (règlement du plan, prospectus, courrier d’attribution personnalisé…)
  • Acceptation / refus en ligne
  • Accusé de réception téléchargeable et imprimable

Suivi des plans en cash (accès salariés et accès gestionnaires) :

  • Suivi du calendrier des plans
  • Suivi de ses attributions en cours ou acquises
  • FAQ et formulaire de contact RH

Un accompagnement sur tout le cycle du projet :

Voxaly vous accompagne tout au long de la mise en œuvre de vos projets liés à l’attribution et la gestion de vos plans de rémunération variable différée, de la phase de recueil et analyse de vos besoins, jusqu’à la restitution des résultats et livrables et au bilan. Pour en savoir plus sur notre expertise métier et notre méthodologie de gestion de projet Actionnariat.