Vote en réunion et consultation des élus CSE à distance

Le vote en réunion, une nécessité pour les entreprises privées et organismes de la fonction publique

Qu’il s’agisse d’entreprises privées ayant pour objectif de maintenir un dialogue social permanent pour l’animation de leur CSE, ou de structures publiques ayant besoin de consulter leur CAP (Commission Administrative Paritaire) et leur CS (Comité Social), nos équipes sont engagées aux côtés de nombreux clients pour animer la gestion des relations sociales au cœur des organisations.

Nous avons d’ailleurs animé en 2020 un premier webinar sur le sujet de la consultation des élus CSE à distance en juin, suivi d’un second webinar dédié au vote en réunion CSE en novembre.

En mars 2021, nous avons organisé un nouveau webinar intitulé « Comment faire voter vos élus CSE avec le renforcement du télétravail ? » afin de présenter les nouvelles fonctionnalités de notre outil de vote en réunion.

Forts de notre expérience, nous avons souhaité mettre en avant les questions les plus courantes afin de vous permettre de mieux appréhender cet outil et de pouvoir juger de sa pertinence au sein de vos organisations.

Découvrez les questions les plus fréquemment posées par nos clients

Installation et facilité de déploiement

1- Quel est le process de mise en œuvre avec nos élus ? Voxaly fait une présentation, une démo ou formation aux élus ?

Approche légale et juridique

2- L’outil est t-il hébergé en France ?

3- Est-ce nécessaire de faire une info consultation pour mettre en place ce type d'outil ? Comment définir les modalités de mise en place de ce vote avec les élus ? Accord ou règlement intérieur ? Peut-on le mettre en place par décision unilatérale de l'employeur ?

Le Décret n°2016-453 du 12 avril 2016 a permis de fixer et préciser certaines modalités de déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel, dont la visioconférence.

Le recours à la visioconférence, pour réunir une instance à distance, est autorisé par accord entre l’employeur et les représentants du personnel. Dans ce cas, la visioconférence est accompagnée d’une solution de vote électronique.

En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile.

L’article 6 de l’ordonnance n° 2020-389 du 1^er avril 2020 portant mesures d’urgence relatives aux instances représentatives du personnel précise que par dérogation aux dispositions des articles L. 2315-4 et L. 2316-16 du code du travail, le recours à la visioconférence est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique et du comité social et économique central, après que l’employeur en a informé leurs membres.

Oui, vous pouvez mettre en place le « Vote à distance en séance » sur DUE, même s’il est toujours préférable de privilégier un dialogue constructif avec vos représentants syndicaux.

Fonctionnalités et spécificités

4- Y a t-il une extraction finale de la réunion avec l'ensemble des résultats de toutes les délibérations ?

5- Peut-on importer les instances définies dans les autres outils de gestion des Relations Sociales (Suivi des heures de délégation, BDESE…) ?

6- Peut-on clôturer la délibération avant d’avoir reçu les votes de tous les participants ?

7- Qui choisit si le vote est anonyme ou non anonyme ?

8- Est-il possible de modifier l'anonymat entre deux délibérations ?

9- Les élus ont-ils accès à l'historique des votes ?

10- Devons-nous créer les participants pour chaque réunion ?

11- Peut-on changer les votants en cours de réunion ?

12- Quel est le taux d'échec d'un vote ? Si un élu ne parvient pas à voter, cela risque d'invalider la délibération ?

13- Votre outil est-il transposable à d’autres réunions que celles d’un CSE ?

14- Peut-on avoir une idée des coûts de cet outil ?

Il s’agit d’un abonnement annuel, c’est donc un forfait pour les 12 mois à venir, sans aucune limitation du nombre de réunions organisées.

Le coût de l’abonnement annuel est de 2 350 € HT pour une instance, mais vous bénéficiez d’un tarif dégressif selon le nombre d’instances concernées.

Notre équipe est à votre disposition pour vous adresser une proposition commerciale détaillée.

15- Quel est le nombre de votes maximum que peut supporter l'outil svp ?

Pour les CSE, il est assez rare d’avoir plus de 35 titulaires et concernant les autres types d’instances comme les conseils, commissions ou autres comités, nous avons eu jusqu’à 75 participants/votants.

Notre outil de vote en réunion peut supporter une volumétrie très importante, mais par expérience, parce que systématiquement couplé à une conférence téléphonique et/ou en « visio », le nombre de votants est compris entre quelques personnes et quelques dizaines de personnes.

Sur le mois d’avril 2020, Voxaly a enregistrée 293 réunions et a lancé 3 734 invitations, soit une moyenne de 12,7 votants par réunion.

16- Pendant quelle durée chaque votant peut-il voter ? Peut-on paramétrer cette durée ?

17- Est-il possible de joindre un document à l’invitation ? Par exemple, le texte de la délibération.

18- Je fais partie d'une petite entreprise de 27 personnes. Voxaly ne concerne que les grandes entreprises ?

19- Comment avoir la confirmation que c’est la bonne personne qui vote ?

20- Est-il possible de voter deux fois dans le cadre d’une délégation de pouvoir ?

21- Peut-on envisager une utilisation ponctuelle de cet outil ?