Ordre du jour, majorité et quorum : des éléments essentiels au déroulement de l’AG
L’ordre du jour
Pour toutes les associations ou sociétés concernées, un ordre du jour doit obligatoirement être établi en amont de l’AG. Celui-ci informe les participants des différentes résolutions abordées le jour J. De ce fait, aucune décision ne peut être prise au sujet d’une question non évoquée dans l’ordre du jour. Dans le cas contraire, cela peut donner lieu à des sanctions.
Pour plus de clarté, les résolutions abordées le jour J sont notifiées dans la convocation envoyée aux participants. Les sujets peuvent être nombreux et se distinguent en fonction du statut de l’AG. Les sujets courants sont évoqués lors de l’assemblée générale ordinaire. L’assemblée générale extraordinaire a vocation à aborder des questions qui diffèrent des éléments réguliers concernant la société ou l’association.
La majorité
La notion de majorité est essentielle dans la mesure où elle indique le nombre de voix requis pour l’adoption d’une résolution. Les statuts peuvent prévoir différents types de majorité. La majorité requise est généralement fonction de l’importance des décisions soumises au vote. Il peut s’agir de :
- La majorité simple ou relative : les votes en faveur de la décision l’emportent sur les votes qui s’y opposent, sans tenir compte des absents ou des abstentions ;
- La majorité absolue : elle est atteinte lorsque plus de la moitié des voix est exprimée en faveur de la proposition ;
- La majorité qualifiée : le seuil requis pour adopter la proposition est supérieur à la moitié des suffrages exprimés. Elle peut être par exemple fixée aux deux tiers, aux trois quarts ou encore aux trois cinquièmes des voix, et est généralement prévue pour les décisions les plus importantes ;
- L’unanimité : elle peut être exigée pour certaines décisions, mais difficile à atteindre.
Le quorum
Afin que l’assemblée générale puisse délibérer, il est nécessaire d’obtenir la présence ou la représentation d’un nombre minimum de membres : il s’agit du quorum. Aucune décision ne peut être prise si le quorum n’est pas atteint. Le quorum est fixé dans les statuts et correspond à un pourcentage des membres. Son objectif est de garantir la représentativité des participants aux AG.
Quel est le mode de scrutin lors du vote en AG ?
Le mode de scrutin pour l’adoption des délibérations est défini dans les statuts. Le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletin secret. Les statuts fixent généralement le mode de scrutin en fonction de l’importance des décisions soumises au vote, à l’instar de la majorité requise.
Le vote à bulletin secret peut par exemple être utilisé pour l’élection des administrateurs, ou pour leur révocation. Les autres délibérations peuvent être adoptées par un vote à main levée, à moins qu’un ou plusieurs membres requièrent le vote à bulletin secret.
Quelles sont les modalités de vote possibles ?
Le vote en assemblée générale le jour J peut être organisé en présentiel et/ou à distance. Ces possibilités d’organisation permettent de mieux respecter les règles de quorum. Les participants peuvent voter :
- Par procuration : sauf mention contraire dans les statuts, les membres de l’AG peuvent désigner une personne pour voter à leur place en cas d’absence. Cette modalité permet de voter le jour J lorsque le vote par correspondance ne fait pas partie des modalités possibles ;
- Par voie électronique : à distance comme en présentiel, le vote électronique est une option intéressante pour augmenter le taux de participation, mais aussi pour simplifier l’organisation du vote en AG. Les dernières années, notamment les restrictions liées à la crise sanitaire, ont été particulièrement favorables au développement du vote électronique.
L’outil de vote AG jour J Voxaly pour votre assemblée générale
Afin de simplifier l’organisation de votre assemblée générale, Voxaly a développé un outil de vote en séance facile à utiliser, intuitif et sécurisé. Cet outil prend en compte le vote en présentiel et le vote à distance, ce qui permet de répondre aux besoins des associations, des mutuelles, des fédérations sportives ou encore des coopératives.
Comment fonctionne notre outil numérique ?
Les différentes étapes nécessaires à l’organisation du vote en AG sont prises en compte par notre outil, comme :
- La création de l’assemblée générale et des résolutions à l’ordre du jour ;
- L’envoi des invitations à voter aux participants le jour J, par SMS ou par courrier électronique ;
- L'ouverture, le suivi et la clôture du vote en temps réel ;
- Le dépouillement et le partage des résultats automatiques.
Notre outil de vote AG comporte des fonctionnalités clés, telles que :
- La possibilité de le paramétrer en vote anonyme ou non anonyme ;
- Le paramétrage possible de différents modes de scrutins, avec le vote simple ou le vote multiple ;
- La gestion des droits de vote ;
- Le suivi du taux de participation au vote…
Quels en sont les avantages ?
Le recours au vote électronique, et notamment de notre outil de vote en séance, comporte une multitude d’avantages :
- Une rapidité de configuration avec la création et la personnalisation de l’AG en quelques minutes seulement ;
- La possibilité d’accéder au logiciel SaaS 24h/24 et 7j/7, depuis n’importe quel terminal digital (ordinateur, tablette, smartphone…) ;
- Une utilisation intuitive facilitant le recours à l’outil pour tous les participants, mais aussi pour les organisateurs ;
- Un gain de temps et une réduction des frais liés à l’organisation de l’AG ;
- Une conformité légale et réglementaire, l’outil respectant les exigences liées au RGPD (Règlement Général de Protection des Données), règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.
Les équipes Voxaly mettent leur expertise à votre service pour vous permettre d’organiser votre assemblée générale en toute simplicité, et de façon sécurisée. De nombreux clients nous ont fait confiance : contactez-nous pour en savoir davantage sur nos accompagnements.
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