Cette procédure se déroule autour de deux dates clés : le jour X qui correspond à la date de l’affichage de l’avis notifiant la date des élections, et le jour Y, soit la date des élections fixée 90 jours plus tard.
L’employeur est tenu de respecter ce calendrier, les procédures et délais fixés par la loi du 5 juin 2023 relative à la procédure des élections sociales de 2024.
Du jour X-60 au jour X : la phase préparatoire
La phase préparatoire correspond aux 60 jours précédant l’affichage de l’avis annonçant la date des élections : le jour X-60 notifie le début officiel de la procédure électorale. Cette phase se divise en plusieurs étapes.
Jour X-60
L’employeur doit, au plus tard le jour X-60, informer par écrit le Comité de Prévention et de Protection au Travail (CPPT) et le Conseil d’Entreprise (CE), à défaut la délégation syndicale, au sujet :
- de la date d’affichage de l’avis annonçant les élections et du jour envisagé pour les élections ;
- du nombre de membres du personnel par catégorie ;
- de la structure de l’unité technique d’exploitation ;
- des fonctions et de la liste des personnels de direction ;
- des fonctions et de la liste des personnels d’encadrement (uniquement pour les entreprises comptant au moins 100 travailleurs et 30 employés).
Cet avis peut être intégré dans une note aux membres des organes de consultation ou dans le procès-verbal de la réunion du CE et du CPPT.
Jours X-60 à X-35
Une concertation sur la communication du jour X-60 doit avoir lieu avec le CE et/ou le CPPT, à défaut la délégation syndicale. Les organes doivent être consultés sur :
- le nombre d’UTE ou d’entités juridiques pour lesquelles l’institution d’organes est nécessaire ;
- la division de l’entité juridique en UTE ou le regroupement des entités juridiques en UTE ;
- les fonctions et la liste des personnels de direction ;
- les fonctions et la liste des personnels d’encadrement pour les entreprises comptant au moins 100 travailleurs et 30 employés à X-60.
Après consultation des organes, l’employeur informe le CE, le CPPT ou la délégation syndicale de ses décisions par écrit, au plus tard le jour X-35. Un recours est possible auprès du tribunal du travail compétent durant cette période pour contester les décisions de l’employeur.
Du jour X au jour Y : la phase préélectorale
La deuxième phase du calendrier électoral s’étend sur une période de 90 jours à partir du jour X jusqu’au jour des élections. Cette seconde période fixe les modalités des élections, du nombre de mandats par organe en passant par la date et les horaires des élections.
Jour X
Le jour X, le CE, le CPPT ou l’employeur doit afficher l’avis daté annonçant la date des élections. Celui-ci comporte :
- la date et les horaires durant lesquels auront lieu les élections ;
- l’adresse et la dénomination de l’UTE ou des UTE concernées ;
- le nombre de mandats par organe de consultation et par catégorie ;
- les listes électorales provisoires et leurs lieux de consultation ;
- la liste du personnel de direction et d’encadrement et leurs lieux de consultation ;
- les dates qui résultent de la procédure électorale ;
- la personne ou le service chargé de l’envoi des convocations électorales ;
- le cas échéant, la décision concernant le vote électronique.
Jours X+7 à X+35
Des réclamations auprès du CE et/ou du CPPT, ou à défaut de l’employeur, peuvent avoir lieu dans les 7 jours suivants l’affichage de l’avis (X+7) concernant les listes électorales, le nombre de mandats par organe ou encore les listes du personnel de direction et d’encadrement.
En fonction des décisions du conseil, du comité ou de l’employeur, à X+14, un recours peut être déposé auprès du tribunal du travail compétent à X+21 au plus tard. Ce dernier statuera le jour X+28 au plus tard. Les décisions au sujet de ces réclamations peuvent mener à l’affichage d’un avis rectificatif en cas de modifications des mentions précédentes.
Jour X+35
35 jours après l’affichage de l’avis annonçant la date des élections au plus tard, les listes des candidats sont présentées par les organisations représentatives à l’employeur. Il s’agit d’une liste provisoire, des modifications étant encore possibles.
En cas d’absence de liste de candidats, l’employeur affiche un avis d’arrêt total de procédure mentionnant les raisons pour lesquelles le vote n’aura pas lieu.
Jour X+40
L’employeur affiche les listes de candidats aux élections sociales au jour X+40 au même endroit que l’avis annonçant la date des élections. Le CE ou le CPPT, à défaut l’employeur en accord avec la délégation syndicale, désigne les présidents et les présidents suppléants de chaque bureau de vote.
Jours X+47 à X+75
Les travailleurs figurant sur les listes électorales et les organisations représentatives disposent d’un délai pour formuler une réclamation au sujet des listes de candidats. Les travailleurs souhaitant retirer leur candidature doivent le faire au plus tard à X+47. Les réclamations ou demandes de retrait des listes sont transmises à X+48 aux organisations représentatives des travailleurs et cadres intéressées.
En cas de modification des listes de candidats, un second affichage est réalisé par le CE, le CPPT ou l’employeur. Les travailleurs intéressés, les organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées ou l’employeur peuvent déposer un recours contre les listes de candidats jusqu’à X+61. Le tribunal du travail compétent rend sa décision sur les recours contre les listes des candidats au jour X+75 au plus tard.
Jour X+77
Les listes de candidats sont définitivement clôturées : l’employeur affiche un dernier avis mentionnant les noms des candidats comprenant les éventuelles modifications. Le jour X+77 correspond également à la date butoir à laquelle les listes électorales doivent être mises à jour. Les décisions au jour X+77 sont sans recours.
Jour X+80
10 jours au plus tard avant les élections, les convocations électorales doivent être remises ou envoyées aux électeurs. Lorsque la remise en main propre n’est pas possible, l’envoi doit se faire par courrier recommandé. Cela permet à l’employeur de disposer de la preuve de l’envoi de la convocation et de sa bonne réception par le destinataire.
Jour Y
Les élections ont lieu exactement 90 jours après l’affichage de l’avis annonçant la date des élections, soit le jour Y. Pour les élections sociales belges 2024, le jour Y se tiendra sur la période du 13 au 26 mai 2024. Le dépouillement des votes aura également lieu le jour Y, ainsi que l’établissement du procès-verbal. L’original devra être envoyé au Directeur général de la Direction générale Droit du travail et études juridiques du SPF Emploi. L’employeur en garde une copie, et en envoie une aux organisations représentatives des travailleurs et des cadres intéressées. Les résultats du vote doivent également être communiqués au SPF Emploi.
Au-delà du jour Y : la phase postélectorale
La procédure électorale se poursuit au-delà du jour des élections, autrement dit au-delà du jour Y. Le calendrier peut s’étendre jusqu’au jour Y+144 en cas de recours.
Jour Y+1
Les documents ayant servi pour les élections sont remis à l’employeur le lendemain des élections, dans des enveloppes scellées. Celui-ci doit les conserver jusqu’au jour Y+25. En cas de recours, les enveloppes devront être remises à la juridiction compétente.
Jour Y+2
Deux jours après les élections, l’employeur affiche les résultats du vote et la composition de l’organe au même endroit que l’avis du jour X.
Jour Y+15
Employeur, travailleurs, syndicats et organisations représentatives peuvent déposer un recours pour l’annulation totale ou partielle des élections au plus tard 15 jours après l’élection.
Jour Y+17
Les avis relatifs à la date des élections, au calendrier électoral, aux listes électorales et de candidats, aux listes des membres ou encore à la remise des convocations électorales n’ont plus l’obligation d’être affichés. En cas de recours, ces avis doivent pouvoir être consultés par les travailleurs, sur demande, jusqu’au jour Y+86.
Jour Y+45
Lorsqu’aucun recours n’a été porté concernant les résultats des élections, une première réunion du CE et/ou du CPPT doit être organisée dans les 30 jours après le délai de recours, soit au plus tard au jour Y+45. Dans le cas contraire, les anciennes organisations représentatives continuent de fonctionner jusqu’au jugement définitif.
Jour Y+69
Le tribunal du travail saisi doit rendre sa décision sur l’affaire au plus tard 69 jours après les élections.
Jour Y+84
Lorsque la décision du tribunal reste contestée, chaque partie peut faire appel du jugement dans les 15 jours suivant le jour Y+69.
Jour Y+144
La Cour du travail doit se prononcer au plus tard 144 jours après les élections. Le nouveau CE et/ou le nouveau CPPT pourront être installés dans les 30 jours qui suivent le jugement. La Cour du travail peut déclarer nulle une partie ou la totalité des élections. Dans ce cas, la procédure doit être renouvelée entièrement ou partiellement dans les 3 mois suivant la décision définitive.
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