Avis & témoignage - Les Chemins de fer belges

Mise en place du vote électronique pour les élections sociales des Chemins de fer belges

Contexte et enjeux

Suite à l'appel d'offres lancé par les équipes Labour relations d’HR Rail pour le compte des trois sociétés des Chemins de fer belges (SNCB, HR Rail et Infrabel), Voxaly a été sélectionnée en raison de son expertise avérée dans l’organisation de projets complexes sur-mesure. En tant que leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis 18 ans, Voxaly a permis à plus de 180 millions d'électeurs à travers le monde, tant dans des établissements publics que dans des entreprises privées, d'exercer leur droit de vote via ses outils et solutions. Ces élections devaient permettre d’élire les représentants du personnel au sein d'un certain nombre d'organes paritaires des 3 entités des Chemins de fer belges.

Le vote électronique constituait une première pour les équipes d’HR Rail et pour les électeurs concernés, car les précédentes élections sociales (en 2018) avaient été organisées en isoloirs selon la technique « papier crayon ».

Ce choix répondait à plusieurs objectifs :

Garantir la sincérité du scrutin
Assurer la sécurité et la disponibilité du système de vote
Susciter l’adhésion au vote électronique des différents utilisateurs
Limiter les coûts relatifs à l'organisation de bureaux de vote "physiques" et aux déplacements du personnel pour aller y voter.

En outre, les équipes d’HR Rail souhaitaient maintenir un taux de participation élevé lors des élections sociales au sein des structures des Chemins de fer belges.

Enfin, le scrutin et l’ensemble des outils proposés devaient être accessibles en deux langues (Français et Néerlandais).

Les élections se sont déroulées sur une période de trois jours, du 27 au 29 mai. Ainsi, l'ensemble des équipes de Voxaly, en étroite collaboration avec les organisateurs, a dû faire preuve d'agilité et d'adaptabilité afin de prendre en compte les contraintes spécifiques propres aux élections sociales des Chemins de fer belges, tant au niveau des règles de scrutin et d’attribution des sièges qu’au niveau du planning électoral.

Une élection qui représente plus d’un an d’implication avec notamment une élection test sur un échantillon d’électeurs et de scrutins.

Chiffres clés

0^er vote électronique avec Voxaly

0élections simultanées

0électeurs au total

Complémentarité des équipes

De la première prise de contact, jusqu’à aujourd’hui, l’ensemble des équipes Voxaly a su rester à l’écoute des contraintes, de l’exigence et des demandes émanant du client.

Afin de garantir la mise en œuvre d'une solution parfaitement adaptée aux besoins spécifiques des Chemins de fer belges, Voxaly a mobilisé une importante équipe, disposant d’expertises fonctionnelles, techniques et en conduite de projet. Une approche collaborative avec l’équipe projet HR Rail combinée à un dispositif d’accompagnement au changement pour les différentes populations utilisatrices a permis de délivrer une solution personnalisée et sur-mesure, qui a su répondre aux attentes en termes d’exigence, de performance, de fiabilité et de satisfaction client.

Forte de cette première expérience réussie avec les Chemins de fer Belges, Voxaly est dans les « starting-blocks » pour les prochaines élections sociales, qui auront lieu en 2028.

Nous remercions vivement les Chemins de fer belges pour leur confiance et sommes ravis de cette première opération majeure réussie en Belgique.

Raphaël GIULIANI, Ingénieur d’affaires - Voxaly

En tant que seule entreprise publique organisant des élections sociales en Belgique, nous nous devions d’être très exigeants et performants pour donner toute confiance aux électeurs et aux organisations syndicales lors de cette première élection électronique.

Contrairement au secteur privé belge où le dialogue social se concentre dans 2 organes paritaires, en 2024, aux Chemins de fer, nous devions organiser des élections pour 45 organes paritaires.

Nous avons apprécié la flexibilité et la disponibilité des équipes de Voxaly.

Mireille PROTIN, Conseiller en Chef - Chef de Division - Manager Labour Relations - HR Rail

Malgré des exigences fortes de la part d’HR Rail, la collaboration avec leur équipe projet a toujours été constructive et s’est déroulée dans un climat de transparence et de convivialité.

Adrian AUDOUIT, Chef de projet - Voxaly

Les avantages de la solution de vote électronique de Voxaly

La solution de vote électronique proposée par Voxaly présente de nombreux avantages pour l'organisation des élections :

Simplification de l’organisation des élections avec un vote 100 % électronique.

La solution de Voxaly permet de simplifier considérablement l'organisation des élections en passant à un système de vote entièrement électronique. Cela élimine la nécessité de gérer et de distribuer des bulletins de vote papier, de mettre en place des bureaux de vote physiques et de coordonner la logistique complexe liée aux méthodes traditionnelles de vote. Les électeurs peuvent facilement voter depuis n'importe quel endroit avec une connexion Internet, ce qui réduit les contraintes géographiques et logistiques.

Gain de temps lors du dépouillement, pour la publication des résultats.

Avec le vote électronique, le dépouillement des votes est automatisé et instantané, ce qui permet de gagner un temps précieux. Les résultats peuvent être publiés rapidement après la clôture des votes, réduisant ainsi l'attente et l'incertitude pour les candidats et les électeurs. Cela améliore également la transparence et l'efficacité du processus électoral.

Optimisation budgétaire (par rapport à un vote papier).

Le passage au vote électronique peut entraîner des économies significatives. Les coûts associés à l'impression, à la distribution et à la gestion des bulletins de vote papier sont éliminés. De plus, les frais liés à la mise en place et à la gestion des bureaux de vote physiques sont également évités. Cela permet une meilleure allocation des ressources financières et une réduction des dépenses globales liées à l'organisation des élections.

Souplesse d’utilisation de la solution.

La solution de Voxaly est disponible en mode SaaS, ce qui signifie qu'elle est accessible en ligne à tout moment, 24 heures sur 24. Cela offre une grande flexibilité aux électeurs, qui peuvent voter à leur convenance, sans être contraints par des horaires ou des lieux spécifiques. De plus, cette souplesse d'utilisation facilite la gestion et le suivi des élections pour les organisateurs, qui peuvent accéder aux données et aux résultats en temps réel.

Mireille Protin, Conseiller en Chef - Chef de Division - Manager Labour Relations au sein d'HR Rail, témoigne de son expérience avec Voxaly

En quoi cette opération a-t-elle été un succès pour les Chemins de fer belges ?

Elle a permis de simplifier l’organisation des élections sociales, de limiter les coûts en personnel mobilisé pour un encadrement « classique » de bureaux de vote, a contribué à une image plus « moderne » de l’entreprise. Ceci a nécessité de faire évoluer les mentalités des partenaires sociaux et de certains membres du personnel. Le taux de participation de 51.4 % peut être qualifié de succès pour cette première. Nous espérons le faire évoluer à la hausse encore en 2028 en mettant en avant la facilité d’utilisation, le caractère très sécurisé du site, le vote possible 24h/24h, sans déplacement, sur tous les outils et l’obtention immédiate des résultats et des statistiques et le caractère écologique de cette solution.

Quels éléments avez-vous le plus apprécié dans l’accompagnement réalisé par Voxaly ?

Bonne réactivité de Voxaly.
Développement d’un processus de vote clair et facile.
Fournisseur à l’écoute et prise en compte de nos nombreuses demandes d’adaptation ainsi que retours d’expérience intéressants.
Possibilité de tester les différents outils avant les élections proprement dites via les interfaces de test.
Réunions de suivi hebdomadaire très constructives.

Comment résumeriez-vous cette collaboration franco-belge entre Voxaly et HR Rail ?

Très bonne collaboration entre l’équipe projet HR Rail et Voxaly (principalement avec le Chef de projet).
Très bonne réactivité de part et d’autre dans un projet de longue haleine.
Envie d’apprendre le contexte belge afin de se familiariser avec ce marché jusqu’alors peu connu.
Point d’amélioration pour 2028 : meilleure maîtrise du néerlandais.