Vote pré-assemblée générale

Une phase de vote pré-assemblée générale peut être organisée, que ce soit par correspondance ou par voie électronique.

La phase pré-assemblée générale

L’objectif est de recueillir les votes de résolutions, les mandats ou encore les demandes de cartes d’admission à l’assemblée générale avant sa tenue.

La période de vote est ouverte pour une durée minimum de deux semaines. La période peut être étendue pour permettre aux porteurs de droit d’obtenir plus de temps pour se prononcer, mais également pour augmenter le taux de participation.

À l’issue de la période pré-assemblée générale, les premiers résultats intermédiaires sont communiqués aux organisateurs.

Le vote pré-AG par correspondance

Les modalités de vote par correspondance

Le vote par correspondance peut être prévu pour l’ensemble des assemblées générales. Dans le cadre du vote pré-assemblée générale, les participants peuvent donner leurs instructions en amont du jour J de la tenue de l’assemblée générale. A cette fin, un formulaire de vote par correspondance doit être adressé aux participants.

L’organisation d’un vote pré-AG peut être envisagé tant pour les assemblées générales ordinaires, qu'extraordinaires ou mixtes. Il doit être autorisé dans les statuts. A noter que son utilisation peut être limitée à certaines assemblées générales.

Le formulaire de vote par correspondance

Les conditions de vote pré-AG doivent être précisées dans la convocation à l’AG. À compter de la réception de la convocation, les porteurs de droits sont en mesure de faire une demande de formulaire de vote par correspondance. Ils doivent en faire la demande par écrit ou de façon dématérialisée. Il peut également être prévu que ce formulaire soit transmis avec un courrier de convocation avec ses annexes.

Le formulaire doit permettre de voter chacune des résolutions, dans l’ordre de la présentation prévue à l’assemblée générale ou de donner pouvoir à un autre participant (autre adhérent, conjoint voir tiers selon les cas).

Les membres votants doivent être informés, par le biais du formulaire, de la façon dont seront traitées les absences d’indications de vote pour les résolutions données. Enfin, plusieurs informations sont annexées au formulaire de vote par correspondance, notamment le texte des résolutions proposées assorti des motifs de ces propositions.

Les délais de vote pré-AG

Les participants doivent être informés des délais de prises en compte des bulletins de vote papier, une date butoir doit en effet être communiquée.

Le vote pré-AG par voie électronique

Le vote électronique pré-AG

Le recours au vote électronique en phase pré-assemblée générale doit être autorisé par les statuts. Pour les sociétés par exemple, l’article R225-77 du Code de commerce, modifié par Décret n° 2020-1742 du 29 décembre 2020, précise les modalités du vote électronique en indiquant notamment que « lorsque la société décide, conformément aux statuts, de permettre la participation des actionnaires aux assemblées générales par des moyens de communication électronique, cette signature électronique peut résulter d’un procédé fiable d’identification de l’actionnaire, garantissant son lien avec le formulaire de vote à distance auquel elle s’attache ».

Le vote électronique pré-AG doit être organisé sur un site Internet dédié, ouvert et accessible à tous les actionnaires, conformément à l’article R.225-61 : « Les sociétés dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à ces fins ». Le site Internet doit pouvoir garantir la sécurité du vote. Un formulaire électronique y sera mis à disposition pour les membres votants qui le souhaitent. Les actionnaires ou associés doivent également utiliser la voie électronique pour renvoyer ce même formulaire.

La garantie d’une prise en compte effective

Après avoir confirmé leur vote, les porteurs de droits reçoivent un accusé de réception. Cela permet entre autres de leur garantir la prise en compte effective de leur vote préalablement à la tenue de l’assemblée générale.

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Voxaly : un accompagnement pour le vote en pré-AG

Voxaly met à disposition des sociétés, associations, mutuelles, coopératives un site Internet dédié au vote pré-assemblée générale. Les fonctionnalités essentielles au déroulement du vote pré-assemblée générale sont intégrées à la solution. Nos experts vous accompagnent sur toute la démarche, depuis l’ajustement de vos statuts, en passant par la mise en œuvre de la solution et la fourniture des résultats.

En cumulant les différents supports de vote, lorsque le vote est hybride, c’est à dire à la fois papier et Internet, vous maximisez les chances d’atteindre le quorum. Nous pouvons également prévoir des relances afin d’augmenter le taux de participation.

À la clôture de la phase pré-AG, nous communiquons les résultats intermédiaires des votes recueillis et transmettons les bulletins papier pour le jour de la réunion.

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Pourquoi choisir notre outil de vote pré-AG ?

Voxaly propose des solutions de vote électronique sécurisées et conformes aux législations en vigueur. Elles répondent notamment aux exigences du RGPD (Règlement Général de Protection des Données) afin de garantir l’anonymat et la confidentialité des données personnelles. En effet, au sens de ce règlement Européen, le vote lors de la pré-assemblée est un traitement de données. Il est donc essentiel pour l’organisateur du vote de s’assurer de la maîtrise du risque de fuite de données.