AG sociétaires

Lors de l’assemblée générale annuelle, un sociétaire va pouvoir participer au bon fonctionnement de l’établissement pour lequel il possède des parts. Par son vote, il va pouvoir, par exemple, désigner des administrateurs qui le représenteront, approuver les comptes… C’est donc un moment clé dans la vie d’un établissement.

L’assemblée générale, un rendez-vous annuel pour les sociétaires

L’assemblée générale est l’occasion, pour tout sociétaire possédant des parts dans un établissement, de donner son avis sur l’activité de l’année qui vient de s’écouler et prendre part aux décisions pour l’année qui vient.

En effet, cet évènement est l’occasion pour les administrateurs et dirigeants de la structure de présenter le bilan de l’exercice précédent et de proposer à leurs sociétaires des orientations pour l’exercice en cours.

Elle se déroule donc une fois par an.

L’ensemble des éléments sur lesquels doivent se prononcer les sociétaires sont appelées des résolutions : elles portent donc soit sur l’année précédente (exemple : approbation des comptes), soit sur l’année à venir (exemple : nomination d’un administrateur).

Cadre juridique d’une assemblée générale de sociétaires

Les activités de ces structures sont encadrées par différents textes de loi, dont certains évoquent les modalités d’organisation des assemblées générales :

Code Monétaire et Financier articles L512-2 à L512-13 : ces articles précisent notamment que les parts des sociétaires sont toujours nominatives et que les statuts doivent fixer le nombre de voix dont dispose chaque sociétaire et le nombre maximum de voix qu’il peut posséder
Code de Commerce articles 225-106 et 225-107 : ces articles précisent les modalités de désignation de mandataires si le sociétaire souhaite se faire représenter et les modalités de vote électronique et/ou vote par correspondance

Les statuts de l’établissement déterminent par ailleurs :

Le quorum requis : le nombre minimum de droits de vote exercés ou de sociétaires présents ou ayant exercé leur droit de vote, pour que les décisions puissent être valablement prises en assemblée générale
Les règles d’approbation d’une résolution : combien de vote positifs sont requis pour qu’une décision soit réputée validée en assemblée générale

Convocation à l’assemblée générale

Les sociétaires reçoivent une convocation à l’assemblée générale, qui précise :

Les résolutions portées au vote
La date, le lieu et l’heure de l’assemblée générale
Les modalités de vote
Les dispositions relatives à la désignation d’un mandataire

Un sociétaire qui ne peut se rendre à l’assemblée générale peut choisir de se faire représenter ou, si les statuts le permettent, de voter par internet ou voter par correspondance.

C’était parfait. Le suivi quotidien, le reporting et la réactivité ont été notamment appréciables. L’équipe projet était au top.

Philippe SAVIGNY, Chargé de mission chez La Française

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Modalités de vote et participation à l’AG

Un sociétaire va donc pouvoir exprimer son vote soit :

Le jour J s’il se rend à l’assemblée générale
Par l’intermédiaire d’un mandataire
En votant par correspondance ou en votant par internet si cela est prévu par les statuts

Le jour de l’assemblée générale, un accueil est mis en place afin d’enregistrer la venue du sociétaire ou de son mandataire et de lui remettre un moyen de vote en séance. Cet enregistrement permet de s’assurer qu’un vote n’a pas déjà été enregistré pour ce sociétaire, en amont de la tenue de l’assemblée générale.

Le moyen de vote en séance le jour de l’assemblée générale peut être, par exemple, un bulletin de vote ou un boitier électronique.

A la fin du vote, les votes en séance sont collectés, traités et ajoutés aux votes réalisés en amont de la tenue l’assemblée générale (vote électronique, vote par correspondance), afin de déterminer les résultats finaux résolution par résolution.

Une fois les résultats déterminés, les règles de quorum et de majorité sont vérifiées avant validation ou non des résolutions proposées.

Vote à distance conformité CNIL & RGPD

Voxaly propose des solutions de vote électronique conformes aux exigences liées au RGPD (Règlement Général de Protection des Données), règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Nos solutions prennent également en compte la dernière recommandation de la CNIL, délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 qui rappelle l’état de l’art autour du vote électronique.